Un an de management à distance : ce que nous avons appris

Trans'Formation digitale
Management : Skillsday

Il y a un an, la pandémie nous obligeait à opérer une révolution professionnelle déjà amorcée : le télétravail.

Enfermement et solitude pour certains, liberté et flexibilité pour d’autres,  ce changement radical de nos habitudes de travail n’a pas été sans conséquence.

Et plus particulièrement pour le métier de manager.

Un an après, qu’avons-nous appris du management à distance ?

La distance : l’épreuve du feu du management

Empathie, courage, organisation, planification : le métier de manager n’est pas simple et demande des compétences parfois contradictoires.

En effet, concilier la planification et la réalisation des objectifs d’une équipe avec un sens de l’écoute et de l’empathie pour chacun de ses collaborateurs demande souvent au manager de dépasser ses propres limites.

Ce n’est pas simple en présentiel mais avec la distance, cela devient carrément délicat.

Le manager à distance doit avoir toutes les qualités du manager présentiel mais… un peu plus à chaque fois. Impossible de faire illusion à distance !

S’affranchir des règles traditionnelles du management

Manager à distance, c’est mettre l’accent sur la qualité du travail et uniquement sur la qualité.

Il nous a fallu lâcher prise sur toutes les données annexes : temps de travail, prise de pauses. Nous n’avons plus aucun contrôle sur ces données et finalement, à quoi bon ? Si le travail est fait, de qualité et livré dans les temps ?

Mais c’est plus facile à écrire qu’à vivre. Selon nos personnalités, le sentiment de perte de contrôle de l’équipe demande un effort et une remise en question plus ou moins facile. Ce n’est pas un jugement, c’est une réalité.

Revoir notre vision de l’entreprise

C’est là la plus grande difficulté du management d'équipe à distance.

 

1. La distance n’est pas un risque pour la productivité

 

D’abord, nous devons faire tomber l’idée reçue que la distance peut constituer un risque pour la productivité de l’équipe et cela nous ramène à la peur du manager évoquée plus haut : perdre le contrôle.

Le manager à distance doit accorder une chose essentielle à ses collaborateurs : la confiance.

La confiance est le résultat du mix entre des objectifs très précis et une grande autonomie accordée au collaborateur dans la réalisation de ces derniers.

 

2. Le système de décision doit être repensé

 

Revoir notre vision de l’entreprise, c’est aussi repenser le système hiérarchique de décision et de communication. Chaque collaborateur doit pouvoir être libre de décider sans forcément demander l’autorisation. Autonome dans l’exécution de ses tâches, il peut être en mesure de proposer l’évolution d’un processus ou la modification d’un fichier, par exemple.

Le manager à distance doit veiller avec un soin accru à donner accès à l’ensemble de son équipe à tous les documents et toutes les informations nécessaires.

 

3. Revoir les habitudes de bureau

 

Au bureau, il est facile de lever la tête et de demander un renseignement à son collaborateur.

À distance, chaque question devient une notification de message ou un téléphone qui sonne. Il devient nécessaire de mettre fin à l’habitude de se déranger sans cesse. La plupart des questions ne sont pas urgentes et peuvent être regroupées à un moment précis de la journée. L’urgence de la question doit donc être évaluée avant afin de ne pas provoquer de rupture incessante dans le travail des collaborateurs à distance qui provoque une baisse de l’efficacité et le sentiment d’être submergé.

Penser efficacité plutôt que productivité

Depuis 2020, la littérature sur le télétravail est légion. Nous en connaissons les avantages mais aussi les risques pour nos collaborateurs : hyperconnexion, solitude, porosité de la frontière avec la vie privée, dispersion…

Au-delà de la productivité, notre rôle est d’accompagner nos collaborateurs pour soutenir leur efficacité, qui passe par le bien-être, la clarté des objectifs et un bon découpage de leur journée de travail.

 

Posons-nous la question : de quoi ont besoin nos collaborateurs à distance ?

D’une part, de toutes les informations en temps réel. Pourquoi ne pas imaginer un binôme-allié dans les locaux qui assure le suivi des informations de l’entreprise ?

D’autre part, il est primordial, pour que le télétravailleur puisse découper efficacement sa journée, de définir (encore plus) précisément les rôles de chacun car il ne pourra pas collaborer en permanence avec ses collègues.

 

Enfin, il faut sortir de la tradition des réunions et en supprimer au moins 20%. En outre, à distance, il est impossible de maintenir de longues réunions, vous allez perdre vos collaborateurs qui vont commencer à lire leurs e-mails et effectuer leur travail au lieu d’écouter ! Il est judicieux de les limiter à 30 minutes environ. 

 

Comment faire ? 

 

Proposer à tous les participants de préparer le contenu à l’avance. Par exemple, vous organisez une réunion destinée à produire des idées nouvelles : il est très difficile de donner un avis immédiat sur une idée si on n’a pas digéré l’information. Faites écrire les idées de chacun à l’avance, la réunion ira ainsi directement à son but : la prise de décision.

 

De plus en plus d’outils numériques permettent d’animer les réunions à distance : sondage en ligne, brainstorm, quiz… La communication en réunion doit être repensée pour se concentrer sur l’essentiel.

 

Mettre l’humain au cœur de l’entreprise

Contrairement aux idées reçues, ce n’est pas parce que les équipes sont dispersées que l’humain n’a plus sa place au cœur de l’entreprise. Bien au contraire ! L’humain est au cœur du management. La communication et la bienveillance deviennent des qualités indispensables avec le télétravail : prenez des nouvelles de vos télétravailleurs, veillez sur leur moral, partagez des moments informels par téléphone, en visioconférence ou grâce à des jeux comme un escape game à distance par exemple.

 

Pensez à établir des rendez-vous physiques ponctuels. La distance redonne de la valeur aux retrouvailles physiques : une heure de discussion en rendez-vous sera plus productive qu’un quart d’heure par-ci par-là !

 

Enfin, développez une vraie culture de l’écrit et de la communication non verbale. Les relations ont tôt fait de s’envenimer avec un message écrit mal interprété. Attention aux risques de dérapages involontaires.

 

1 an de management à distance. Dans les conditions que nous connaissons.

Plus qu’une révolution, ce changement a fait de nous des super-héros du management !


Pour avoir une longueur d'avance sur cette nouveauté managériale, découvrez notre article sur les bonnes pratiques du management à distance.

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Par Sylvie Vasseur Learning designer, responsable du catalogue Skillsday
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